Les règles de base de la copropriété

Comment définir une partie commune ?
La loi répartit les immeubles bâtis entre parties privatives à l’usage exclusif des propriétaires et les parties communes à l’usage de tous. Ces dernières sont définies à l’article 7 du décret-loi de 1983, qui distingue les parties communes soit selon leur nature, soit selon leur spécificité. La propriété des parties communes ne peut être lotie ou divisée, car elle est considérée rattachée aux parties privatives. Elle ne peut être grevée d’un droit quelconque indépendamment des parties privatives auxquelles elle est rattachée (article 10).

Parties communes selon leur nature :
- Le terrain du bien-fonds.
- L’ossature du bâtiment, les fondations, les poutres, les piliers et les murs supportant les plafonds.
- Les entrées, les façades, les escaliers et leurs cages.
- Les canalisations, les gaines d’aération et les cheminées.
- Les ascenseurs.
- Les terrasses supérieures conformément aux dispositions du code de la construction.

Parties communes selon leur spécificité :
- Les couloirs souterrains, les gaines et les garages.
- Les routes, les places publiques, les jardins, les couloirs et les allées.
- Les installations sportives et touristiques, ainsi que les autres installations destinées aux loisirs.
- La tuyauterie sous toutes ses formes.
- Les loges des concierges.

Quels sont les droits des copropriétaires sur les parties communes ?
Les copropriétaires ont le droit d’usage et de jouissance des parties communes dans les limites des conditions fixées par le règlement de copropriété. Mais à condition de ne rien entreprendre qui puisse empêcher les autres d’en faire usage. Il est aussi interdit à tout copropriétaire d’entreprendre toute action risquant de mettre en danger la sécurité du bâtiment ou d’en changer la forme ou l’aspect extérieur (article 11).
Il est par ailleurs interdit de modifier les parties communes sans l’accord express de l’assemblée pris à la majorité de 75 % au moins des voix des copropriétaires. Et cela concerne même la rénovation du bâtiment, tous les travaux nécessaires pour aménager et uniformiser le bâtiment, même en ce qui concerne les parties privatives telles que les portes, les entrées, les fenêtres, les balcons ou autres (article 11).

Qui gère quoi dans la copropriété ?
L’assemblée générale des copropriétaires. Elle doit réunir tous les copropriétaires d’un même immeuble au moins une fois par an. Elle est constituée automatiquement quand l’immeuble contient plus de trois parties privatives. C’est elle qui prend toutes les décisions les plus importantes. Chaque propriétaire est appelé à voter pour se prononcer sur les questions inscrites à l’ordre du jour. L’assemblée générale se réunit soit sur la base d’une convocation écrite adressée par le président de la copropriété à chaque copropriétaire, soit sur la base d’une pétition signée par le quart des voix au minimum (article 24). La convocation à l’assemblée doit se faire au moins dix jours avant la date prévue pour la réunion, et doit mentionner la date, le lieu et le sujet de la réunion (article 27).
Le président de la copropriété. C’est lui qui a selon la loi un rôle central dans la gestion de la copropriété : il exécute les décisions de l’assemblée et prend toutes les dispositions qui relèvent de la compétence qui lui a été octroyée par cette dernière (article 23). Il est élu au scrutin secret, sur proposition de celui qui détient la majorité des voix dans les parties communes.
Le syndic. Il est mentionné implicitement dans le décret-loi du 16 septembre 1983, comme un « bureau qui pourra être institué par le président de l’assemblée si la densité des travaux de l’assemblée l’exige » (article 22). Son rôle est donc d’assister le président de l’assemblée générale dans sa mission de gestion de la copropriété. C’est l’assemblée générale qui détermine « le nombre de ses membres, la répartition du travail et, le cas échéant, leurs traitements, ainsi que tout ce qui s’y rattache ». Dans la pratique, quand la copropriété choisit de faire appel à un syndic, c’est lui qui assume les fonctions du président en coordination avec ce dernier. Généralement, son mandat varie entre un et trois ans.
Le conseil d’assemblée. Dit aussi “comité”, il est constitué de trois à douze membres. C’est une sorte d’assemblée générale des copropriétaires en miniature. Il a pour mission d’aider le président de l’assemblée, de le conseiller et de le contrôler (article 50). Il est obligatoire au-delà de cinquante parties privatives (article 51). L’élection du conseil se fait à la majorité prévue pour l’exécution des affaires à caractère administratif (article 53). Le président de l’assemblée des copropriétaires est d’office le président du conseil de l’assemblée (article 52). Le conseil prend les décisions à la place de l’assemblée pour ce qui concerne tous les actes administratifs, à la majorité prévue pour ces actes. Le conseil doit se réunir au moins une fois tous les trois mois pour superviser les activités de son président et doit à la fin de l’année présenter un rapport sur ses activités que son président soumet à la réunion générale annuelle (articles 58, 60).

Quelles sont les missions du président de la copropriété ?
Le président a des missions bien définies dans la loi de 1983 :
L’administration courante. Il s’agit de l’entretien, de la réparation et du changement de tous les équipements qui assurent un service commun (moteurs, ascenseurs, réservoirs d’eau, réseaux d’égouts, chauffage, climatisation...).
Les travaux urgents. Cela concerne « les affaires urgentes nécessitées par la sécurité du bien-fonds et celle des tiers, contre les dommages qui peuvent les atteindre » (article 23, décret-loi n° 88/83).
La gestion du personnel. Paiement du salaire du concierge ou d’autres employés supplémentaires.
La gestion administrative de la copropriété. Le président établit une liste des noms des copropriétaires avec les parties communes qu’ils possèdent, il mentionne leur état civil et leur domicile, ainsi que leur situation juridique et financière vis-à-vis de l’assemblée (article 43, alinéa 1). Il prépare les convocations aux assemblées générales, fixe l’ordre du jour, il assure le secrétariat des assemblées, établit des procès-verbaux qu’il envoie aux copropriétaires. Il est chargé de conserver les dossiers et les registres de l’assemblée et de tous les documents annexes, ainsi que des copies de tous les accords, contrats, papiers officiels, plans et tout ce qui a trait à l’administration du bien-fonds (article 43, alinéas 2 et 3).
La représentation en justice. Le représentant de l’assemblée des copropriétaires auprès des tribunaux, des autorités administratives et des tiers doit être déterminé dans le règlement de copropriété (article 12, alinéa 9, n°s 88/83). En pratique, c’est le président de l’assemblée qui est désigné dans le règlement comme représentant légal de l’assemblée. Il a dans ce cas le droit de poursuivre le propriétaire récalcitrant auprès du bureau exécutif (présidé par un juge) en cas de non-paiement de sa part des charges communes (article 47).
La comptabilité de la copropriété. Le président de l’assemblée doit faire apparaître dans les comptes la situation de chaque copropriétaire, il doit tenir l’état des dépenses et des recettes pour qu’apparaissent clairement les sommes encaissées et réglées (article 43, alinéa 4). Il tient plus spécialement la comptabilité avec les administrations (municipalité, ministère des Finances…). Il prépare le budget annuel et l’expose à l’assemblée pour approbation, un mois au moins et trois mois au plus avant la fin de l’année (article 43, alinéa 4). Le président de l’assemblée est chargé d’encaisser les charges auprès des copropriétaires et peut prévoir le paiement d’intérêts en cas de retard. Il peut exiger le paiement d’une avance mensuelle ou trimestrielle à la caisse permanente de l’assemblée et le paiement d’avances spéciales pour exécution des travaux (article 44). Il est tenu de déposer tout l’argent déposé dans un compte bancaire au nom de l’assemblée et pour son compte (article 45).

Quelle est l’autonomie du syndic par rapport au président ?
Le syndic doit toujours en référer au président ou à l’assemblée pour des décisions importantes, comme la conclusion de contrats de maintenance, d’entretien ou d’assurance, mais peut avoir une marge d’autonomie pour la gestion courante (achat de produits d’entretien) ou les travaux urgents (réparations), à condition d’informer ultérieurement de ces dépenses les copropriétaires quand ils se réunissent. Pour la gestion comptable des immeubles, le syndic peut disposer d’une certaine marge de manœuvre en utilisant des carnets de chèques au nom de la copropriété, qu’il signe lui-même afin de payer les factures. Dans d’autres cas, les chèques sont émis par le président de la copropriété au fur et à mesure des dépenses.

Quelles sont les règles de majorité au sein de l’assemblée ?
Pour les décisions à caractère administratif, l’assemblée générale doit se prononcer à la majorité absolue, c’est-à-dire la majorité des voix de tous les copropriétaires. Lorsqu’elle n’arrive pas à obtenir la majorité requise, une seconde séance peut être organisée, où les délibérations sur les mêmes questions se font à la majorité des voix de tous les copropriétaires présents ou représentés (article 34). Les actes administratifs englobent l’administration courante, les travaux d’entretien et de conservation des parties communes, et l’exploitation de certaines parties communes par des contrats dont la durée n’excède pas une année (article 35).
Pour les actes de disposition, c’est-à-dire les décisions les plus graves, qui touchent à l’essence de la copropriété, les décisions sont prises à l’unanimité. Cela peut notamment concerner la modification des proportions des droits et obligations des propriétaires des parties privatives dans les parties communes ou toute décision pouvant changer la destination de la partie privative et les conditions d’en profiter.
Pour deux catégories seulement d’actes de disposition, les décisions peuvent être prises à la majorité de 75 % des voix de tous les copropriétaires du bien-fonds : le rajout d’une construction ou l’installation d’équipements nécessaires et utiles (comme par exemple un ascenseur) ou dans le cas où l’immeuble tombe en ruines ou est détruit de manière à ne plus être utilisable et qu’il s’agit de vendre le terrain (article 33). Enfin, les décisions peuvent être également prises à la majorité de 75 % des voix pour modifier le règlement de copropriété (article 49).

Les différents organes de la copropriété sont-ils rémunérés ?
La décision de la rémunération du président de la copropriété est prise par l’assemblée à la majorité de 75 % au moins des voix des copropriétaires (article 46). Il exerce souvent ses missions à titre bénévole. Quand un syndic est désigné, il est en revanche systématiquement rémunéré, et c’est l’assemblée des copropriétaires qui décide du montant de la rémunération. Enfin, le président et les membres du conseil d’assemblée ne sont a priori pas rémunérés, à moins que l’assemblée n’en décide autrement. Dans ce cas, l’assemblée fixe les indemnités par une décision prise à la majorité de 75 % des voix des copropriétaires (article 59).

Les organes de gestion sont-ils les mêmes pour les immeubles commerciaux que pour les résidentiels ?
Dans les immeubles commerciaux ou essentiellement commerciaux, l’assemblée des copropriétaires peut élire un conseil d’administration de trois à douze membres pour administrer le bien-fonds. Ce conseil remplace l’assemblée et son président dans ses fonctions, et, dans ce cas, il est mis fin d’office au mandat du président de l’assemblée. Un nouveau membre au sein du conseil d’administration doit être élu président. Ce conseil ne peut être composé que par des copropriétaires et la durée du mandat de ses membres ne peut dépasser trois ans renouvelables. Les membres du conseil d’administration ne sont pas rémunérés, sauf disposition contraire prévue dans le règlement.